I problema – NMA turimos fizinės paraiškos. NMA yra sukaupusi daug fizinių (popierinių) paraiškų, o tai sąlygoja neefektyvų, ilgą darbo procesą, vėlavimus, klaidų tikimybę, su viena paraiška gali dirbti tik vienas darbuotojas. Paraiškų vertinimas, administravimas, tyrimų atlikimas, rizikos analizės, patikros atliekamos neefektyviai, informacijos paieška užtrunka, paraiškos administruojamos pakankamai ilgai. Nėra administravimo procese bylų duomenų pakeitimų atsekamumo galimybės. NMA darbuotojai Pareiškėjų Paraiškose paramai gauti nurodytą informaciją tikrina rankiniu būdu su Valstybiniuose registruose esančia informacija, kuri nėra visa skaitmenizuota, t. y. nėra sisteminės ir automatinės informacijos tarp NMA naudojamų informacinių sistemų ir valstybinių registrų sutikrinimo. Tai vienas daugiausiai laiko užimantis paraiškų vertinimo bei projektų kontrolės procesų. Taip pat popieriniai dokumentai neužtikrinta asmens duomenų saugumo. Problemos sprendimas - skaitmenizuoti turimas paraiškų bylas ir taip užtikrinti darbo organizavimo efektyvumą tinkamai valdant bylas ir informaciją – su skaitmeninėmis bylomis vienu metu gali dirbti keli specialistai/padaliniai, paraiškų vertinimas, administravimas, tyrimų atlikimas, rizikos analizės, patikros atliekamos efektyviau, informacijos paieška skaitmenizuotuose archyvuose atliekama greičiau, taupomas darbuotojų darbo laikas, pareiškėjai ir paramos gavėjai galės matyti savo paraiškas sistemoje, paraiškos bus greičiau administruojamos. Visi administravimo procese bylų duomenyse atlikti keitimai turėtų atsekamumą, todėl tai taip pat leistų efektyviai nustatyti ir spręsti administravimo metu kylančias problemas, nes būtų galima greitai identifikuoti, kokios yra tokių keitimų priežastys ir tinkamai tam pasiruošti. Visi administravimo procese bylų duomenyse atlikti keitimai turėtų atsekamumą, todėl tai taip pat leistų efektyviai nustatyti ir spręsti administravimo metu kylančias problemas, nes būtų galima greitai identifikuoti, kokios yra tokių keitimų priežastys ir tinkamai tam pasiruošti. Šiuo metu įstatymai fizinių dokumentų išnešimo galimybės už įstaigos ribų nenumato, o įstaigos turtas – originalūs dokumentai nėra apsaugoti. Todėl yra būtina skaitmenizuoti fizines bylas, o tai užtikrins trumpesnį administravimo laiką, efektyvumą, duomenų atsekamumą, fizinių bylų saugumą išnešimo iš Nacionalinės mokėjimo agentūros (toliau – NMA) atvejais. II problema – korupcijos pasireiškimo rizika, rizikų vertinimas rankiniu būdu. Šiuo metu nėra įrankio ir galimybės mažinti netinkamo ir neteisėto duomenų naudojimo, korupcijos pasireiškimo riziką, užkirsti kelią byloje esančių duomenų neteisėtam/nepagrįstam keitimui, šiuo metu nėra priemonių, užtikrinančių paramos tikslingą ir tinkamą skyrimą, taip užtikrinant maksimalų skaidrumą. NMA paramos paraiškos vertinimo metu tikrina pareiškėjo teisę gauti bendrą vienai įmonei, įskaitant susijusias įmones, suteikiamą nereikšmingą (de minimis) pagalbą. NMA paramos paraiškos vertinimo metu ir visu projekto kontrolės laikotarpiu (3 arba 5 metus) tikrina, ar Pareiškėjas/paramos gavėjas atitinka remtino įmonės dydžio reikalavimus, kurie vertinami vadovaujantis Smulkiojo ir vidutinio verslo plėtros įstatyme ir Komisijos rekomendacijoje Nr. 2003/361/EB. Kitas svarbus problemos aspektas yra galimų rizikų nustatymas kuo ankstesniuose projekto etapuose, nes tik nustačius rizikas galima imtis priemonių jų suvaldymui. Rizikos gali būti susijusios tiek su įmonių ryšiais, tiek su darbuotojų skaičiaus kaita, tiek su buvusiais ar esamais įsiskolinimais, vėlavimais atsiskaityti ir pan. Šią informaciją gali rasti įvairiuose informacijos šaltiniuose, tačiau vieningos ir susistemintos jos nėra, todėl tai labai apsunkina rizikų nustatymo procesą bei mažina galimų rizikų įvertinimo mastą. Atitinkamai nenumačius rizikų, vėlesniuose projektų administravimo etapuose, gali tekti taikyti sankcijas paramos gavėjams, išsiieškoti paramą, kas gali daryti žalą Europos sąjungos biudžetui, jei skolų išsiieškoti nepavyksta. Projekto metu bus modernizuojamos paramos administravimo paslaugos. Įvertinome veiklos procesų brandą - atlikome naudotojų analizę (kiek gaunama paraiškų, kiek laiko užtrunka tikrinti paraiškos rizikingumą), atlikome veiklos taisyklių analizę (Rizikos vertinimo ir valdymo procedūros aprašas), nusimatėme kokių integracijų gali reikėti keliant NMA brandos lygį, išnagrinėjome nefunkcinius reikalavimus (saugos užtikrinimo), galimybių studijoje buvo išanalizuotas schematiškai rizikų valdymo modulis, išnagrinėti pakeitimų dėl perėjimo į siekiamą būseną poreikiai. Brandos lygis bus keliamas rizikų modulį integruojant su išoriniais registrais tokiu būdų išvengiant pakartotinų duomenų naudojimo. Taip pat bus sudaromi pirminių šaltinių duomenų rinkiniai kurie bus atveriami į VDV IS, taip pat skaitmenizuojami popieriniai dokumentai. NMA turi pasitvirtinusi Rizikos vertinimo ir valdymo procedūros aprašą, kurį reikės tikslinti, nes naujai sukurtas rizikos modulis prisidės prie geresnio, greitesnio bei tikslingesnio rizikos vertinimo. „Naujos kartos Lietuva“ (toliau – NKL) paraiškoje numatytos skanavimo įrangos nebeplanuojame įsigyti, nes, atlikus papildomą peržiūrą, nuspręsta, kad turima skanavimo įranga yra tinkama atlikti popierinių dokumentų skanavimą, kadangi buvo nuspręsta atsisakyti skanuoti didelio formato dokumentaciją (A1), nes šių dokumentų skanavimas neturės įtakos rizikos vertinimui. NKL paraiškoje numatytos elektroninio archyvo saugojimo fizinė ir programinė įrangos nebeplanuojamos įsigyti, nes saugosime esamame ir šiuo metu modernizuojamame NMA duomenų centre, todėl šios įrangos įsigijimas būtų netikslingas. Vertinant NMA veiklos sritį, tinkamos vidaus kontrolės turėjimas yra būtinas, o skaitmeninis bylų formatas leistų atitinkamų rolių pagalba užtikrinti prieinamumą prie paramos bylose esančių duomenų tik tiems darbuotojams, kuriems yra būtina tai daryti, atsižvelgiant į jų atliekamas funkcijas. Dokumentų (paraiškų, mokėjimo prašymų ir kt. dokumentų) skaitmenizavimas reikalingas ir Rizikos modulio veikimui, t. y. viena iš Rizikų modulio dalių, kurio pagalba NMA galės atlikti automatinį rizikos vertinimą ir identifikuoti nesąžiningus pareiškėjus ankstyvoje Paraiškos vertinimo stadijoje. Taip pat visi paramos bylų duomenys, esantys skaitmeniniame formate, leistų efektyviai identifikuoti susijusius projektus ir analizuoti informaciją susijusią su tam tikrų veiklos sričių/paramos gavėjų rizika ir atitinkamai prevenciškai imtis priemonių, kad parama būtų skirta tikslingai ir tinkamai. Dėl galimybės efektyviai analizuoti skaitmeninius dokumentus bus išvengta dalies galimų pareiškėjų bankrotų, dirbtinai kuriamų sąlygų paramai gauti, sukčiavimo atvejų, atliekama efektyvi ir savalaikė prevencija. Todėl yra būtina įsidiegti sistemą, užtikrinančią galimybę mažinti netinkamo ir neteisėto duomenų naudojimo, korupcijos pasireiškimo riziką, užkirsti kelią byloje esančių duomenų neteisėtui/nepagrįstui keitimui, užtikrinti paramos tikslingą ir tinkamą skyrimą, atsekamumą, taip užtikrinant maksimalų skaidrumą. Atlikome savo veiklos procesų analizę, kurią planuojame skaitmeninti. Bus siekiama, kad visi dokumentai, teikiami vietos veiklos grupėje (toliau – VVG), ir Žuvininkystės regiono vietos veiklos grupė (toliau – ŽRVVG) būtų skaitmenizuojami dėl atsekamumo, skaidrumo, informacijos saugumo, galimybės atlikti rizikos, dirbtinių sąlygų analizę, prevencinius veiksmus ir pan. Todėl atlikome veiklos procesų analizę ir atitinkamai planuojame pakoreguoti Rizikos vertinimo ir valdymo procedūros aprašą. Analizės metu išanalizavome kiek gauname dokumentų (paraiškų, mokėjimo prašymų, ataskaitų) - vidutiniškai per metus surenkama apie 4350 vnt., iš jų apie 350 vnt. atliekama rizikų ir dirbtinių sąlygų, susietumo vertinimas. Tai sudaro apie 1400 darbo valandų ir kainuoja apie 13,5 tūkst. Eur. Dėl rizikos modulio atlikta analizė pateikiama galimybių studijoje, kurioje aprašytos ir pateiktos schemos visų procesų, tame tarpe 1.1.17 punktas Rizikų vertinimo, rizikingų projektų valdymo procesai. 59 puslapis. Siekiant įgyvendinti keliamus reikalavimus, norint išvengti Pareiškėjų neteisingos informacijos teikimo, siekiant mažinti NMA paramos administravimo kaštus bei siekiant išvengti darbuotojų žmogiškųjų klaidų reikalinga skaitmenizuoti ir automatizuoti paramos administravimą sukuriant ir įdiegiant analitinį įrankį, dėl Pareiškėjų, Paramos gavėjų susietumo/rizikingumo bei įmonės dydžio nustatymo vertinimui. Projektu atsižvelgiama į Jungtinių Tautų neįgaliųjų teisių konvencijos nuostatas. Šios konvekcijos vienas iš principų yra prieinamumo, o šiuo projektu siekiama, kad pareiškėjai ir paramos gavėjai galėtų matyti savo paraiškas sistemoje. Projektas atitinka skaitmeninių sprendimų privalomus kriterijus, nustatytus Skaitmeninių sprendimų vertinimo metodikos III skyriuje. Šie privalomi kriterijai turi būti realizuoti projekto įgyvendinimo metu (platesnė informacija apie atitiktį atsispindi priede Nr. 3 „NKL plano lėšomis finansuojamų projektų atrankos ir vertinimo komisijai teikta paraiška“): 1. Kuriant arba modernizuojant skaitmeninį sprendimą bus prisidedama prie Aštuonioliktosios Lietuvos Respublikos Vyriausybės programos nuostatų įgyvendinimo plano (toliau – VPNĮP) arba 2022–2030 m Regionų plėtros programos (toliau – RPP) nuostatų įgyvendinimo. 2. Kuriant (modernizuojant) skaitmeninį sprendimą numatoma pakartotinai naudoti (dalytis) institucijų jau surinktais duomenimis. 3. Bus užtikrintas skaitmeninio sprendimo prieinamumas ir socialiai pažeidžiamoms grupėms. 4. Sukūrus (modernizavus) skaitmeninį sprendimą bus sudarytos galimybės dalytis informacija ir duomenimis su kitomis institucijomis. 5. Skaitmeniniai sprendimai bus kuriami (modernizuojami) pakartotinai panaudojant jau egzistuojančius skaitmeninius sprendimus tam tikroje srityje ir (ar) pakartotinai panaudojant jau sukurtą IRT infrastruktūrą. (tęsinys žr. rinkmenose).