Projektu sprendžiama problema, nustatyta Programoje – neišnaudojamos turimos valstybės skaitmeninimo galimybės, taip nesudaromos sąlygos kurti naujomis technologijomis pagrįstus sprendimus, juos diegti kuriant pažangias ir saugias skaitmenines paslaugas ir teikti šias paslaugas visuomenei. Spręstina šios problemos priežastis - Įrankių ir technologinių sprendimų, kuriuos naudojant paslaugos būtų inovatyvios, tolygiai prieinamos ir saugios, trūkumas: 1. Teisinio reguliavimo stoka neužtikrina visaverčio technologinių sprendimų naudojimo. 2. Nepakankamas e. paslaugų procesų (įskaitant e. paslaugų vidaus procesus) skaitmeninimas ir brandos lygis. 3. Žinių apie konkrečias kvalifikuoto elektroninio parašo panaudojimo e. paslaugoms gauti galimybes trūkumas. 4. Į tarpvalstybiniu lygiu teikiamas e. paslaugas integruotų IT sprendimų trūkumas. Aktuali problema – detalios kapinių infrastruktūros inventorizacijos ir privalomai saugomų duomenų skaitmeninio registro trūkumas bei teikiamų aptarnavimo paslaugų lygio neatitikimas šios dienos poreikiams: 1. Savivaldybių seniūnijose visi laidojimo duomenys vis dar kaupiami popieriniuose žurnaluose. Tokiu būdu kaupiami duomenys gali būti pamesti, sunaikinti ir pan. Suvedant ir apdorojant duomenis gali būti padaryta žmogiška klaida. 2. Ilgas paslaugos suteikimo laikas: reikalingiems sprendimams priimti specialistai turi važiuoti po visas seniūnijas, kapinėse vertinti kapavietes, nurodyti laidojimo vietas ir kt. O tai užtrunka. Toks paslaugos suteikimo procesas tik prailgina paslaugos teikimo laiką itin jautriu aptarnaujamam asmeniui gyvenimo atveju. 3. Reikalauja ir papildomų išlaidų (tiek žmogiškojo kapitalo, tiek finansinių dėl kuro, transporto susidėvėjimas ir t.t.), taip pat yra neatmetamos ir žmogiškųjų klaidų galimybės. Problemos sprendimo būdas – sukurti Varėnos rajono savivaldybės administracijai IT sprendimą, apimantį kapinių duomenų ir kapinių administravimo procesų skaitmeninimą, esamų valstybinių IT sistemų integraciją, kapinių infrastruktūros inventorizavimą bei laidojimo duomenų skaitmeninimą. Reikalingas funkcionalumas kapinių duomenims skaitmeninti ir paslaugai teikti bus įsigytas rinkoje kaip paslauga. Bus sukuriami tikslūs skaitmeniniai kapinių žemėlapiai, kiekviena kapavietė turės savo identifikacijos numerį bei tikslias koordinates, patalpinamos kiekvienos kapavietės nuotraukos, suskaitmeninami visi popieriniai laidojimo žurnalai, visi tekstiniai bei grafiniai duomenys susiejami su konkrečiomis kapavietėmis. Projekto įgyvendinimo metu neplanuojama kurti naujų IT sprendimų, tačiau bus pasitelkiami jau Lietuvos rinkoje platinami kapinių skaitmeninio valdymo IT sprendimai, kurie, atsižvelgiant į skirtingą savivaldybių parengtumo lygį bei skaitmeninio sprendimo poreikį, bus orientuoti į asmenis, turinčius mažai darbo patirties su GIS technologijomis ir kurie bus suprantami intuityviai. Įgyvendinant sprendimą bus prisidėta prie Ekonomikos gaivinimo ir atsparumo didinimo plano ,,Naujos kartos Lietuva“ reformos ,,Į klientą orientuotos paslaugos“, kadangi įdiegsime skaitmenines technologijas, automatizuosim veiklos procesus, bus sudaryta galimybė teikti ,,bekontaktes“ paslaugas, atsisakyta popierinių dokumentų, poreikio prognozavimui ir politikos stebėsenai sutelkti aktualius informacinius išteklius, o priimamus sprendimus bus galima grįsti jau esamojo laiko duomenų analize, faktais ir įrodymais. Projekto siekiamas rezultatas – Varėnos rajono savivaldybės laidojimo duomenų IT sprendimas su integruotais skaitmeniniais kapinių žemėlapiais bei duomenų registravimo baze, kuri atveriama gyventojams bei visuomenei: 1. Naudojama Lietuvos koordinačių sistema LKS-94; 2. Įdiegtos kapinių teritorijų bei kapinių administravimo duomenų tvarkymo priemones atitinkančias teisės aktuose nustatytus teritorijų planavimo ir kapinių tvarkymo taisyklių reikalavimus: • įdiegta kapaviečių skyrimo ir leidimo laidoti proceso integracija su Elektroniniuose valdžios vartuose (www.epaslaugos.lt) veikiančia paslauga „Leidimo laidoti išdavimas“; • įdiegta prieiga prie sukurtų duomenų per API sąsają atitinkančią teisės aktuose nustatytus reikalavimus; • įdiegtas savivaldybės kapinių duomenų išrašo parengimo funkcionalumas. Projektu prisidedama prie pažangos priemonės Nr. 05-002-01-07-08 „Kurti technologinius sprendimus ir įrankius, leidžiančius saugiai ir patogiai naudotis paslaugomis“ aprašo patvirtinimo“ įgyvendinamo Nacionalinio pažangos plano uždavinio Nr. 1.7. Skatinti valstybės skaitmeninimą. Dėl skaitmeninio sprendimo sukūrimo atsiradusios tikėtinos naudos paslaugos gavėjui ir paslaugos teikėjui: 1. Išaugtų paslaugos ir (ar) jai suteikti reikalingų veiklos procesų atsparumas kibernetinėms grėsmėms. Šio kriterijaus įgyvendinimas bus užtikrintas tokiu būdu: Sukūrus vientisą skaitmeninį laidojimo duomenų registrą visi jautrūs duomenys jų peržiūrai ir redagavimui būtų pasiekiami tik su konfidencialiais ir unikaliais prisijungimais, visi pokyčiai registre fiksuojami veiksmų žurnale identifikuojant juos atlikusius asmenis. 2. Sumažėtų klaidų teikiant paslaugą tikimybė. Šio kriterijaus įgyvendinimas bus užtikrintas tokiu būdu: Sistema suteiks galimybę sprendimui priimti įvertinti visus reikiamus informacijos šaltinius vienoje vietoje, matyti visus istorinius veiksmus, numatyta 4-ių akių patikros funkcija, kai suvestus duomenis patvirtinti gali būti pasitelkiamas kitas darbuotojas. 3. Paslaugos teikimo veiklos procesams atlikti reikėtų mažiau žmonių. Šio kriterijaus įgyvendinimas bus užtikrintas tokiu būdu: Atsakingas specialistas gali priimti sprendimą įvertinęs visą informaciją pats, nesitelkdamas kapinių prižiūrėtojo informacija iš fizinės paslaugos suteikimo vietos, t. y. kapinių. 4. Paspartėtų paslaugai suteikti reikalingi veiklos procesai. Šio kriterijaus įgyvendinimas bus užtikrintas tokiu būdu: Sistema suteikia galimybę sprendimą priimti nevykstant į vietą, paslaugos suteikimo laikas atskirais atvejais sumažėja nuo 20 darbo dienų iki kelių valandų. 5. Būtų suvienodinta tokią pačią paslaugą teikiančių institucijų analogiškų veiklos procesų atlikimo praktika. Šio kriterijaus įgyvendinimas bus užtikrintas tokiu būdu: Suskaitmeninus veiklos procesus sudaroma galimybė dalintis gerąją praktiką su kitomis savivaldomis taip suvienodinant procesų atlikimą. 6. Padidėtų paslaugos teikimo veiklos procesų skaidrumas. Šio kriterijaus įgyvendinimas bus užtikrintas tokiu būdu: Sistemoje registruojant visus istorinius veiksmus ir už juos atsakingus asmenis maksimaliai sumažinama korupcijos tikimybė, duomenų bazės prieinamumas gyventojams prisideda prie visuotinio laidojimo procesų skaidrinimo. 7. Institucija per tą patį laiką galėtų aptarnauti daugiau paslaugos gavėjų. 8. Būtų taupomas paslaugos teikimo veiklos procesus atliekančių darbuotojų laikas. 9. Mažėtų paslaugos suteikimo laiko ir sprendimo priklausomybė nuo netinkamo paslaugą teikiančių darbuotojų veikimo. Šio kriterijaus įgyvendinimas bus užtikrintas tokiu būdu: Daugelis sprendimo priėmimo dedamųjų perkėlus į skaitmeninę erdvę standartizuojami ir apsaugomi nuo nesankcionuotų pokyčių taip išlaikant sprendimų kokybę. Pvz. fiksuoti galimi išduodi kapaviečių dydžiai. 10. Paslaugos gavėjui mažėtų poreikis kreiptis į įvairias institucijas, siekiant gauti paslaugą. Šio kriterijaus įgyvendinimas bus užtikrintas tokiu būdu: Sistemos integracijos su numatytomis kitų institucijų sistemomis maksimaliai sumažina gavėjui poreikį kreiptis į kitas institucijas ir paslaugą galima gauti tiesiai iš paslaugos tiekėjo. 11. Būtų galima automatizuotai kaupti su paslaugos teikimo veiklos procesais susijusias žinias ir patirtį (organizacijos žinių valdymas, institucinės atminties išsaugojimas). Šio kriterijaus įgyvendinimas bus užtikrintas tokiu būdu: Skaitmeninis laidojimų duomenų registras ir atitinkamos ataskaitos leidžia kaupti ir analizuoti laidojimo tendencijas ir kapinių teritorijų poreikį. 12. Būtų sustiprinta ir paspartinta tarpinstitucinė komunikacija, siekiant suteikti paslaugą. Šio kriterijaus įgyvendinimas bus užtikrintas tokiu būdu: Sistemos duomenis gali pasiekti kitų institucijų darbuotojai iškart iš savo darbo vietos turint jiems suteiktus prisijungimus. 13. Paslauga taptų lengviau prieinama įvairių gebėjimų paslaugų vartotojams. 14. Išaugtų vartotojų pasitenkinimas institucijų teikiamomis paslaugomis. Šio kriterijaus įgyvendinimas bus užtikrintas tokiu būdu: Laidojimo paslaugų ir jų suteikimo procesų, kaip ypač jautrios paslaugos, skaidrinimas ir viešinimas vienas iš pagrindinių aspektų siekiant gerinti vartotojų pasitenkinimą institucijos darbu. 15. Sumažėtų finansinės paslaugos teikimo veiklos procesų atlikimo sąnaudos. Šio kriterijaus įgyvendinimas bus užtikrintas tokiu būdu: Vienas pagrindinių projekto rezultatų – maksimaliai sumažinamas aptarnavimo laikas tuo pačiu ir darbo užmokesčio sąnaudos. 16. Išaugtų paslaugų naudotojų pasitenkinimas teikiama paslauga. Šio kriterijaus įgyvendinimas bus užtikrintas tokiu būdu: Laidojimo paslaugų ir jų suteikimo procesų, kaip ypač jautrios paslaugos, skaidrinimas, viešinimas ir modernizavimas yra pagrindinis aspektas siekiant gerinti vartotojų pasitenkinimą institucijos darbu. Projektas atitiks skaitmeninių sprendimų privalomus kriterijus, nustatytus Skaitmeninių sprendimų vertinimo metodikos III skyriuje. Šie privalomi kriterijai bus realizuoti projekto įgyvendinimo metu. Su šiomis elektroninėmis paslaugomis bus susiję suplanuoti skaitmeniniai sprendimai: 1. Leidimo laidoti išdavimas (PASA00042) 2. Pažymos, patvirtinančios žmogaus palaidojimo vietą ir laiką, išdavimas (PASA00043) 3. Atsakingo už kapavietės (kapo) ar kolumbariumo nišos priežiūrą asmens įrašo žurnale registravimas arba įrašo pakeitimas (PAS37066) 4. Kapavietės (kapo) identifikavimas (PAS36571) 5. Leidimo įrengti, pertvarkyti, remontuoti kapavietę išdavimas (PAS37063) 6. Sutikimo ekshumuoti ir perkelti žmogaus palaikus išdavimas (PASA00044).