Milijardai eurų, tūkstančiai projektų ir naudotojų bei didelė įvairovė įgyvendinamų idėjų ir inovacijų. Tokias ES investicijų administravimo informacinės sistemos INVESTIS, kuri, startavusi kaip reglamentuose suformuotas įpareigojimas, greitai įsiliejo į kasdienybę, naudas pastebime pirmiausiai. Visgi dėl sistemos kompleksiškumo naudą gauna ne tik skirtingos organizacijos ar reguliuojančios institucijos, bet visa ekosistema. Atnaujinant ir stiprinant INVESTIS, sistemos potencialas dar labiau išsiplės.
INVESTIS jungia visą investicijų valdymo grandinę – Europos Komisiją, strateginius valdytojus, administruojančias institucijas ir pareiškėjus bei projektų vykdytojus. Tad pirmiausia INVESTIS ir jos DMS modulis neatsiejami nuo ES investicijų skaidrumo, kontrolės ir geros reputacijos.
Ne tik techninis poreikis
Pirmiausia ši informacinė sistema padeda užtikrinti, kad Lietuvoje ES investicijos būtų administruojamos laikantis Europos Komisijos reikalavimų. Svarbu ne tik surenkami duomenys, tačiau ir jų atsekamumas bei patikimumas.
Europos Komisija nustato bendruosius reikalavimus, kaip valstybėse narėse turi būti valdomos ir kontroliuojamos ES investicijos, o informacinei sistemai keliami reikalavimai apima duomenų kaupimą, jų saugumą, elektroninį apsikeitimą informacija, procesų atsekamumą ir vadinamąją audito seką. Svarbu, kad būtų galima matyti ne tik galutinį rezultatą, bet ir visą jo atsiradimo kelią: kas ir kada pateikė duomenis, kas juos vertino, patvirtino, pakeitė ar perdavė.
Viena svarbiausių INVESTIS funkcijų – užtikrinti patikimus duomenis, kuriais remiantis Lietuva Europos Komisijai deklaruoja investicijų rezultatus ir patirtas išlaidas. Tik tinkamai deklaravus išlaidas, pasiektus rezultatus, valstybei suteikiamas ES finansavimas. Žinoma, tinkamas sistemos naudojimas savaime nesuteikia daugiau finansavimo ar privilegijų, tačiau padeda pagrįsti, kad valstybė finansavimą administruoja patikimai.
Ilgalaikė strateginė kryptis yra užtikrinti, kad INVESTIS būtų naudojama kaip vienintelis investicijų administravimui reikalingas duomenų šaltinis, iš kurio tiesiogiai rengiamos deklaracijos ir ataskaitos, neinvestuojant laiko į papildomus tikrinimus ar sugretinimą su kitais duomenų šaltiniais. Kai Europos Komisijai teikiami duomenys bus gaunami tiesiogiai tik iš INVESTIS, tai bus naujas informacinės sistemos kokybės ir naudojimo etapas.
Pagrindinis institucijų darbo įrankis
Projektus administruojančioms institucijoms INVESTIS vertė pirmiausia atsiskleidžia galimybe didžiąją projekto gyvavimo ciklo dalį valdyti vienoje aplinkoje. Kadangi sistema sujungia procesus, institucijų darbuotojams nereikia ieškoti informacijos skirtinguose dokumentuose, elektroniniuose laiškuose, lentelėse ar kitose informacinėse sistemose. Projekto duomenys, susiję dokumentai, priimti sprendimai ir komunikacija pasiekiami vienoje vietoje.
Bendra sistema suvienodina skirtingų institucijų procesus, dokumentų formas ir struktūras, todėl naudojant INVESTIS galima lengviau įgyvendinti susitarimus bei užtikrinti atitikimą EK taisyklėms. Tai prisideda prie nuoseklesnio investicijų administravimo. Naudotojai, kurie atlieka užduotis pačioje sistemoje, o ne tiesiog suveda duomenis iš kitų rinkmenų, gali pasiekti didesnį efektyvumą, o duomenis lengviau naudoti pakartotinai – stebėsenai, ataskaitoms ir sprendimų priėmimui.
Administruojančioms institucijoms svarbu tai, INVESTIS pirmiausia yra ES struktūrinių fondų apskaitos sistema. Tad joje kaupiami ne tik projektų administravimo, bet ir finansinės apskaitos duomenys, kurie būtini ES investicijų administravimui. Organizacijos sistemą naudoja kaip kasdienį apskaitos įrankį, nes joje registruojamos finansuoti deklaruojamos išlaidos, jų finansavimo ir kita apskaitos informacija, kuri sudaro pagrindą deklaracijoms, ataskaitoms bei atskaitomybei. Realiu laiku veikiantis įrankis atveria galimybes administruojančioms organizacijoms vykdyti ES fondų apskaitą skirtingomis dimensijomis – pagal priemones, projektus, pirkimo sutartis bei kt.
Vienas langelis projekto vykdytojui
ES investiciniai projektai yra sudėtingi, jiems keliama daug reikalavimų, o įgyvendinimui ypatingai svarbios detalės. Tad pareiškėjams ir projektų vykdytojams, kurie naudoja duomenų mainų svetainę (DMS), naudinga, kad sistema veikia vieno langelio principu.
Ir pirmąjį, ir vėliau bet kurį kitą projektą įgyvendinantiems projektų vykdytojams nereikia kiekvieną kartą ieškoti dokumentų formų, aiškintis, kaip jos turi atrodyti ar kam turi būti pateiktos. Sistemos privalumas – struktūruota informacija, formos ir šablonai. Be to, DMS užtikrina nuoseklų bendravimą su administruojančia institucija.
DMS ypač svarbi pasikartojantiems projekto administravimo procesams. Projekto įgyvendinimo plano pateikimas ar sutarties sudarymas paprastai yra vienkartiniai veiksmai, tačiau veiklos ataskaitos, pirkimų, dalyvių ir kita įgyvendinimo informacija teikiama nuolat. Būtent šiuose pasikartojančiuose veiksmuose net ir nedidelis supaprastinimas ilgainiui sukuria didelę naudą.
Galima sakyti, kad iš dalies DMS supaprastina projekto administravimą. Dalis finansavimo ir kontrolės reikalavimų yra labai sudėtingi. Be DMS juos reikėtų įgyvendinti rankiniu būdu, tad administracinė našta būtų gerokai didesnė. Sistema nepanaikina teisės aktuose nustatytų reikalavimų, tačiau padeda didelę jų dalį atlikti paprasčiau ir nuosekliau.
Išryškina, ką reikia tobulinti
Ilgalaikė INVESTIS ir DMS nauda labiausiai atsiskleidžia pasibaigus projektui. Sistemoje išlieka pateikti duomenys, dokumentai, susirašinėjimas, institucijų atlikti veiksmai ir priimti sprendimai. Tai svarbu, nes projektai gali būti tikrinami ar audituojami ir praėjus ne vieneriems metams po jų įgyvendinimo. Sistemoje išsaugota informacija leidžia atkurti projekto eigą, nepriklausomai nuo darbuotojų kaitos ar skirtingose rinkmenose išlikusios informacijos.
INVESTIS ne tik skaitmenizuoja procesus, bet ir išryškina jų sudėtingumą, dubliavimą ar naudotojams tenkančią perteklinę administracinę naštą. Dalis informacijos turi būti detaliai skaidoma pagal programas, regionus, finansavimo šaltinius ir kitus kontrolės kriterijus. Toks detalumas būtinas institucijoms ir Europos Komisijai, tačiau projekto vykdytojui ne visada yra aktualus ar lengvai suprantamas. Vienas svarbiausių planuojamo vystymo uždavinių – išlaikyti kontrolei būtiną duomenų tikslumą, tačiau sudėtingą sistemos logiką kuo mažiau perkelti galutiniam naudotojui.
Strategiškai svarbūs pokyčiai
INVESTIS reikšmė neapsiriboja Lietuvos įsipareigojimais Europos Komisijai. Bendra sistema padeda pačiai valstybei nuosekliau valdyti investicijas. Ji skatina institucijas bendradarbiauti, vienodinti procesus ir kartu ieškoti visai investicijų administravimo grandinei tinkamų sprendimų.
Pirmajame INVESTIS raidos etape didžiausias prioritetas buvo sukurti ir pradėti naudoti sistemą, kuri užtikrina bazinius investicijų administravimo procesus ir garantuoja finansavimo tęstinumą. Kitame etape didžiausias dėmesys skiriamas sukuriamos vertės didinimui – kaip sistema padeda patikimiau valdyti investicijas, sumažinti nereikalingą administracinį darbą ir padaryti sudėtingus procesus paprastesnius naudotojams. Toliau INVESTIS bus vystomas ne tik kuriant naujas funkcijas, bet ir paprastinant procesus, mažinant perteklinius reikalavimus, atsisakant dubliuojamo duomenų suvedimo ir automatizuojant pasikartojančius veiksmus. Tai padės užtikrinti, kad galutiniai naudotojai kuo mažiau jaustų sudėtingų reikalavimų įtaką.
CPVA informacija